Wynajem powierzchni magazynowej wiąże się nie tylko ze znalezieniem właściwej lokalizacji, negocjowaniem warunków i podpisaniem umowy najmu, ale również z wyznaczeniem stref w magazynie. Jaką rolę odgrywają strefy magazynowe? Dlaczego podział magazynu na strefy to konieczność?
Czym są strefy magazynowe?
Strefy magazynowe to wydzielone powierzchnie wewnątrz magazynu, na których prowadzone są określone operacje – wymienić wystarczy przyjmowanie, wydawanie, składowanie towaru czy kompletację zamówień. Funkcjonowanie stref w magazynie usprawnia pracę i wpływa korzystnie na bezpieczeństwo pracowników. Aby jednak tak było, nie wystarczy samo wydzielenie stref – muszą one jeszcze tworzyć logiczną całość.
Jakie są strefy w magazynie?
To, jakie strefy magazynowe zostaną wyodrębnione, zależy od potrzeb firmy. Jeżeli przedsiębiorstwo wynajmuje magazyn, to niektóre strefy (jak choćby przyjmowania towaru) zostaną przygotowane już na etapie budowy obiektu. Z drugiej strony można też wskazać najczęściej wyznaczane strefy magazynowe – podstawowe 4 strefy magazynowe to: strefa załadunku i rozładunku, strefa przyjęć, strefa składowania oraz strefa kompletacji i wysyłek.
Przeczytaj również: Rodzaje magazynów – jak dopasować magazyn do potrzeb biznesu?
Strefa załadunku i rozładunku
To ta część magazynu, do której mają dostęp osoby z zewnątrz. Strefa załadunku i rozładunku jest obszarem, gdzie wjeżdżają pojazdy transportowe – odbywa się tu wydawanie i przyjmowanie towaru. Aby załadunek i rozładunek przebiegał sprawnie, w tej strefie magazynu znajdują się doki przeładunkowe, a także urządzenia ułatwiające przemieszczanie towaru – np. platformy podnośnikowe.
Efektywne funkcjonowanie strefy załadunku i rozładunku ma ogromne znaczenie w logistyce – jeżeli wydajność będzie zbyt niska, dojść może do zaburzenia łańcucha dostaw (wystąpić mogą przestoje czy opóźnienia w dostawach). To właśnie chęć uniknięcia wąskiego gardła sprawia, że w dużych magazynach dochodzi do rozdzielenia strefy załadunku i rozładunku – funkcjonują w nich dwie, niezależne od siebie strefy.
Strefa przyjęć
Podział magazynu na strefy często przewiduje wydzielenie strefy przyjęć. Co to za strefa? Strefa przyjęć w magazynie najczęściej znajduje się tuż za strefą załadunku i rozładunku, gdyż służy ona do przyjmowania towarów. W odróżnieniu od strefy składowania ten obszar magazynu nie jest wyposażony w regały do składowania – to tzw. pole odkładcze. Mogą tu jednak znajdować się urządzenia i narzędzia ułatwiające pracę.
Zadania pracowników strefy przyjęć nie ograniczają się do przyjęcia towaru – najczęściej wykonują oni też szereg innych czynności. To choćby:
- kontrola ilości i jakości towaru – w przypadku produktów spożywczych mowa np. o weryfikacji terminu przydatności do spożycia;
- sortowanie i dzielenie towaru – niekiedy jeszcze przed przekazaniem towaru do magazynu konieczne jest jego posortowanie czy podział na mniejsze jednostki;
- rejestracja przyjmowanych artykułów – wiąże się to z wprowadzeniem towarów na stan magazynu (w dedykowanym programie).
Strefa składowania
Po skontrolowaniu ilości i jakości przyjęty do magazynu towar zostaje przekierowany do strefy składowania (magazynowania). Strefa składowania to główna część magazynu, z którą często jest utożsamiany cały obiekt – to właśnie tu przechowywane są produkty. W zależności od gabarytów poszczególnych towarów w strefie składowania mogą znajdować się wyłącznie palety, regały czy chłodnie.
W przypadku strefy składowania kluczowe znaczenie ma sposób jej zagospodarowania – dostęp do magazynowanych produktów nie może być utrudniony. Aby z kolei szybko znaleźć poszczególne towary, w magazynach wprowadza się systemy etykietowania. Identyfikacja produktów może odbywać się za pomocą np. kodu kreskowego umieszczonego przez producenta. W ten sposób można również kontrolować daty ważności wyrobów spożywczych czy kosmetyków.
Strefa kompletacji
Strefa kompletacji to obszar magazynu, w którym zbiera się produkty zamówione przez klientów w celu ich wysyłki. W wielu magazynach strefa kompletacji jest zintegrowana ze strefą składowania. To naturalne rozwiązanie – w ten sposób firma może zoptymalizować wykorzystywaną przestrzeń magazynową. W takim przypadku jednak konieczne jest wytyczenie ciągów komunikacyjnych w przemyślany sposób.
Zbieranie produktów jest zadaniem order pickerów (komisjonerów) – to magazynierzy zajmujący się realizacją zamówień. Aby proces kompletacji zamówień przebiegał szybko i sprawnie, order pickerzy często korzystają z systemów wspomagających odnajdywanie lokalizacji towarów. Wdrożony w magazynie system musi uwzględniać gabaryty składowanych produktów. Przykładowe systemy to:
- Pick-by-voice (kompletacja głosowa). Sprawdza się w przypadku dużych jednostek asortymentowych składowanych na paletach.
- Pick-by-light (kompletacja przez podświetlenie modułu zainstalowanego na regale). Ma zastosowanie w przypadku małych jednostek asortymentowych.
Strefa wysyłek
Skompletowane zamówienia przekazywane są do strefy wysyłek, gdzie ma miejsce ich kontrola, a następnie pakowanie i wysyłka do klienta. Najczęściej strefa wysyłek sąsiaduje ze strefą załadunku i rozładunku. Najczęściej nie oznacza jednak, że zawsze – w przypadku firm, które nadają niewiele przesyłek, strefa wysyłek może znajdować się w dowolnym punkcie magazynu. W tym przypadku przetransportowanie skompletowanych zamówień nie będzie stanowiło większego problemu.
Jeżeli strefa wysyłek znajduje się w pobliżu strefy załadunku i rozładunku, konieczne jest opracowanie harmonogramu – przesyłki najczęściej nie opuszczają magazynu w tym samym czasie, w którym przyjmowane są do niego towary. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy te dwie strefy są rozdzielone – wówczas wysyłka zamówień do klientów może odbywać się równolegle z przyjmowaniem towaru. Jest to jednak rozwiązanie charakterystyczne dla dużych magazynów.
Przeczytaj również: Magazyn dla e-commerce – wynajem, własny magazyn czy fulfillment?
Inne strefy
Obok wymienionych już stref w magazynie mogą funkcjonować również inne, które są niezbędne z uwagi na prowadzone operacje. Wymienić wystarczy następujące strefy:
- Strefa zwrotów. To obszar w magazynie, do którego trafiają przesyłki zwrócone lub nieodebrane przez klientów. Po skontrolowaniu jakości produkty mogą zostać ponownie wprowadzone na stan magazynu.
- Strefa kwarantanny. Można się z nią spotkać m.in. w magazynach specjalizujących się w składowaniu leków. Strefa kwarantanny musi zostać wydzielona i oznaczona – tak, aby nie dopuścić do omyłkowego wprowadzenia leków na rynek.
- Strefa obejmująca pomieszczenia socjalne i sanitarne. Ta przestrzeń nie ma bezpośredniego związku z prowadzonymi operacjami, ale jej stworzenie jest konieczne ze względu na pracowników.
Dlaczego warto podzielić magazyn na strefy?
Podział magazynu na strefy nieprzypadkowo jest standardem – w ten sposób można zwiększyć efektywność i lepiej zorganizować pracę zespołu. Jednak powodów, dla których w obiekcie magazynowym wyznacza się strefy, jest więcej. Dzięki logicznie umiejscowionym strefom można skrócić czas transportu towarów wewnątrz magazynu. Dodatkowo dostęp do poszczególnych jednostek asortymentowych jest dużo łatwiejszy.
Strefy w magazynie korzystnie wpływają też na bezpieczeństwo pracowników. W obrębie niektórych obszarów (np. wysyłki towarów) pracownicy poruszają się jedynie pieszo, podczas gdy w innych (np. strefa kompletacji zintegrowana z obszarem składowania) muszą oni uważać choćby na wózki widłowe. Wydzielenie stref wraz z dobrze oznaczonymi ciągami komunikacyjnymi pozwala stworzyć bezpieczne miejsce pracy – takie, w którym ryzyko wypadku jest niższe.
Przeczytaj również: Ile kosztuje wynajem magazynu?
Z jakimi problemami wiąże się brak podziału magazynu na strefy?
Większość najemców magazynów wyznacza strefy magazynowe, aby uniknąć szeregu problemów, które występują w magazynach bez wyraźnego podziału na strefy. O czym mowa? Wymienić trzeba:
- Chaos. W magazynie, w którym nie funkcjonuje podział na strefy, panuje bałagan – łatwo przeoczyć towar, dużo trudniej też pilnować kolejności, w jakiej poszczególne produkty powinny opuszczać magazyn.
- Opóźnienia. Mogą one mieć związek z trudnościami ze zlokalizowaniem zamówionego towaru – w magazynie, w którym nie zostały wyznaczone strefy, najczęściej nie zostały też wdrożone rozwiązania technologiczne wspomagające zarządzanie.
- Błędy w zarządzaniu stanami magazynowymi. To kolejny problem, który może pojawić się w magazynie bez stref. Przykładem może być brak śledzenia dat ważności – do klientów mogą trafiać produkty przeterminowane.
Jak efektywnie wydzielić strefy magazynowe?
Wyznaczanie stref magazynowych to zadanie, które wymaga indywidualnego podejścia – uwzględnić trzeba szereg czynników, w tym przede wszystkim powierzchnię magazynu, wielkość zespołu i realizowane procesy. W konsekwencji w każdym magazynie strefy magazynowe będą wyznaczone nieco inaczej. Jeżeli firma zajmuje się np. sprzedażą chemii domowej i jej odbiorcami są klienci indywidualni, tworzenie obszaru o niskiej rotacji nie będzie konieczne, a w strefie składowania sprawdzą się regały półkowe.
Przedsiębiorcy, którzy nie widzą konieczności budowy własnych magazynów i zdecydowali się na magazyny do wynajęcia w Warszawie, wcale nie muszą godzić się na kompromisy – wystarczy jedynie znaleźć odpowiednią powierzchnię magazynową. Odpowiednią, czyli dostosowaną do potrzeb. W tym zadaniu wesprzeć mogą specjaliści z Newmark Polska – oferta Newmark Polska obejmuje zarówno znalezienie przestrzeni magazynowej o odpowiedniej wielkości, jak i reprezentację przed właścicielem obiektu, w tym w zakresie negocjacji.
Technologie wspierające organizację stref magazynowych
Zarządzanie strefami magazynowymi i pracą zespołu magazynowego można usprawnić, wykorzystując współcześnie dostępne rozwiązania. Mowa choćby o systemie WMS (Warehouse Management System). Zapewnia on dostęp do wielu funkcji – umożliwia np. rejestrację produktów czy zarządzanie lokalizacjami. W ten sposób można maksymalnie wykorzystać przestrzeń składowania.
Do technologii wspierających organizację stref magazynowych i pracę w magazynie należą też wspomniane już systemy pick-by-voice i pick-by-light. Dzięki nim możliwe jest szybkie znalezienie produktów. Ma to szczególne znaczenie m.in. w magazynach e-commerce, w których składowane są często tysiące różnych produktów, a stan magazynowy wielu z nich ogranicza się do zaledwie kilku sztuk.
