Outsourcing usług magazynowych: kiedy warto się na niego zdecydować?

Nie każdemu przedsiębiorcy opłaca się wybudować własny magazyn lub wynajmować powierzchnię magazynową. Wówczas rozwiązaniem jest outsourcing logistyczny, który polega na przekazaniu procesów logistycznych wybranemu partnerowi posiadającemu niezbędne zaplecze i know-how. Jakie zalety ma outsourcing usług magazynowych? I kiedy to rozwiązanie nie wystarczy?

Korzyści z outsourcingu magazynowego

Zalety outsourcingu magazynowego można rozpatrywać w kontekście sfery zarówno finansowej, jak i pozafinansowej. Dla wielu przedsiębiorców impulsem do skorzystania z outsourcingu usług logistycznych są właśnie względy ekonomiczne. Współpraca z operatorem logistycznym specjalizującym się w świadczeniu usług magazynowych może poskutkować redukcją kosztów – przedsiębiorca nie będzie musiał inwestować we własną infrastrukturę i ponosić rosnących kosztów utrzymania przestrzeni magazynowej.

Sprawdź, ile kosztuje wynajem magazynu.

Co z pozafinansowymi korzyściami płynącymi z outsourcingu logistyki magazynowej? Po tej stronie przede wszystkim trzeba wymienić:

Realizację zadań w terminie. Operatorzy logistyczni dysponują niezbędnymi zasobami (ludźmi, wyposażeniem, pojazdami, oprogramowaniem), dzięki czemu są w stanie realizować przekazane im zadania w ustalonych terminach i z zachowaniem ustalonego standardu. Przedsiębiorca zyskuje pewność, że towar trafi na linię produkcyjną lub do końcowego klienta.
Skalowalność operacji. Zaletą firm oferujących outsourcing magazynowy jest elastyczność. Sezonowy przestój czy szczyt zamówień nie jest problemem. W każdym momencie możliwe jest dopasowanie przestrzeni magazynowej do potrzeb – podobnie jest z usługami, na które zdecydował się klient.
Koncentrację na rozwoju firmy. Prowadzenie firmy w branży e-commerce nie sprowadza się jedynie do magazynowania produktów – pozostaje jeszcze sprzedaż, obsługa posprzedażowa i marketing. Outsourcing magazynu pozwala skupić się na celach strategicznych – nad procesami logistycznymi czuwa zaufany partner.
Dostęp do technologii. Wykorzystanie outsourcingu logistycznego zapewnia dostęp do innowacyjnych rozwiązań, w tym również systemów zarządzania magazynem (WMS). W konsekwencji przedsiębiorstwo ma stały wgląd do informacji – również archiwalnych – m.in. o stanach magazynowych.

Czynniki wpływające na decyzję o outsourcingu

Dlaczego firmy decydują się na outsourcing logistyczny? Głównym powodem nie zawsze są czynniki finansowe – niekiedy za skorzystaniem z tego rozwiązania przemawia unikalny know-how podmiotów oferujących outsourcing usług magazynowych. Świetnym przykładem są niewielkie sklepy internetowe. Ich właściciele często nie mają doświadczenia z procesem magazynowania i jednocześnie inwestycje w tym zakresie uważają za zbędne – wolą skoncentrować się na rozwoju sprzedaży.

Outsourcing magazynowania może opłacać się też firmom, które posiadają własny magazyn (magazyny), ale rozwijają się na tyle szybko, że potrzebują wsparcia. Wówczas wyspecjalizowany partner może zapewnić obsługę wybranych procesów logistycznych. Taka współpraca może być korzystna również z punktu widzenia przedsiębiorstw działających w branżach sezonowych. Gdy liczba zamówień lawinowo rośnie, a własne zasoby są niewystarczające do ich obsługi, alternatywą dla powiększania zespołu i powierzchni magazynowej może być właśnie outsourcing logistyczny.

Szukasz magazynu? Poznaj rodzaje magazynów.

Jak wybrać dostawcę usług magazynowych?

Outsourcing usług magazynowych to rozwiązanie, na które decydują się firmy działające na różną skalę i w różnych branżach. Aby jednak bilans współpracy z partnerem logistycznym był dodatni, trzeba go dobrze wybrać. Jak ocenić potencjalnego dostawcę outsourcingu logistycznego? Wybierając operatora oferującego outsourcing usług magazynowych, uwagę należy zwrócić na jego doświadczenie w branży, wykorzystywane rozwiązania technologiczne, skalę działalności i referencje, jakie otrzymał on od dotychczasowych klientów.

Dlaczego powyższe czynniki są kluczowe podczas wyboru operatora logistycznego? Powody są następujące:

Doświadczenie dostawcy outsourcingu magazynowego często jest połączone z jakością oferowanych usług. Doświadczony operator logistyczny będzie wiedział, kiedy zwiększyć zatrudnienie i jak sprawnie zorganizować operacje.
Rozwiązania technologiczne mogą przyspieszyć proces rotacji produktów składowanych w magazynie. Operator powinien też udostępniać rozwiązania, które zapewnią klientowi stały wgląd do stanów magazynowych.
Skala działalności często ma znaczenie dla warunków finansowych outsourcingu. Im większa jest skala operacji operatora logistycznego, tym niższą marżę może on zaproponować, w konsekwencji czego klient będzie płacił mniej za korzystanie z jego usług.
Referencje mogą skłonić do obdarzenia wstępnie wybranego operatora zaufaniem. Warto przy tym sprawdzić, kto je wystawił – najlepiej, jeżeli wśród dotychczasowych klientów będą firmy działające w tej samej branży.

Koszty outsourcingu magazynowego

Ile kosztuje outsourcing magazynowy? Ceny usług magazynowych są ustalane indywidualnie. Kwota, jaka pojawi się na fakturze otrzymanej od operatora logistycznego, zależy od wielu czynników, w tym choćby wielkości powierzchni magazynowej zarezerwowanej dla klienta. Jednak często można spotkać się ze skrajnymi opiniami – z jednej strony mowa o redukcji kosztów, z drugiej o tym, że outsourcing logistyczny jest droższy od operacji magazynowych prowadzonych we własnym zakresie. Jak oszacować opłacalność outsourcingu magazynu?

Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie, należy ustalić, co składa się na koszty magazynowania. W klasycznym modelu kluczowe są dwie pozycje: koszty wynajmu magazynu i koszty pracownicze. Szacuje się, że mogą one stanowić nawet 80 proc. całkowitego kosztu magazynowania. Analogiczne wydatki ponosi operator logistyczny, a dodatkowo dolicza swoją marżę. Czy zatem jego usługi muszą być droższe? Niekoniecznie – ma on pewne możliwości redukcji kosztów. Dodatkowo outsourcing zapewnia pozafinansowe korzyści, które również należy uwzględnić w bilansie.

Zarządzanie relacją z dostawcą usług magazynowych

Współpraca z operatorami logistycznymi oferującymi outsourcing magazynowy wiąże się z zagadnieniem zarządzania relacjami. Jak budować efektywne partnerstwo, które przynosi obopólną korzyść? W zoptymalizowaniu relacji z dostawcą usług magazynowych może pomóc ustalenie przejrzystych zasad współpracy – należy określić:

Obowiązki stron. Warto zadbać, aby prawa i obowiązki stron zostały sprecyzowane i zapisane w umowie. To wyeliminuje nieporozumienia, a także pozwoli dochodzić roszczeń, gdyby zapisy umowy (np. Service Level Agreement) nie zostały dotrzymane.
Sposób monitorowania jakości usług. Należy zdefiniować wskaźniki KPI (dopuszczalny poziom strat w towarze czy terminowość realizacji zamówień) i uzgodnić metody ich monitorowania.
Kanały komunikacji. Komunikowanie się wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej nie zawsze będzie optymalne. Strony powinny ustalić, z jakich narzędzi komunikacji będą korzystać – zwłaszcza w pilnych sprawach. Rozwiązaniem może być np. współdzielony system informatyczny.

Outsourcing a kontrola nad procesami

Współpraca z operatorem logistycznym i korzystanie z outsourcingu magazynowania ma pewne wady – przedsiębiorca nie ma pełnej kontroli nad stanem magazynowym, nie wie też, jak przebiegają codzienne procesy logistyczne. Jak zniwelować ten problem? Możliwych rozwiązań jest co najmniej kilka. Aby przeciwdziałać utracie kontroli nad procesami związanymi z magazynowaniem produktów, można zdecydować się na następujące rozwiązania:

Umieszczenie w umowie postanowień dotyczących wspomnianych już wskaźników KPI. W ten sposób możliwe będzie przeprowadzanie cyklicznych audytów.
Wybór operatora logistycznego korzystającego z oprogramowania umożliwiającego podgląd stanu magazynowego przez całą dobę. Dobrze też, aby możliwe było zautomatyzowanie powiadomień, np. o dotarciu do magazynu kolejnej partii towaru.
Kontrola operacji. Operator logistyczny może zapewnić klientowi dostęp do informacji np. o kolejnych etapach realizacji zamówień.

Przypadki, gdy outsourcing logistyczny się nie sprawdza

Chociaż outsourcing logistyki magazynowej ma sporo zalet, to nie zawsze jest optymalnym rozwiązaniem. Kiedy lepiej będzie zdecydować się na magazyn do wynajęcia w Gdańsku czy Łodzi? Z pewnością nie każda branża powinna korzystać z outsourcingu usług magazynowych. Dobrymi przykładami są branże spożywcza i budowlana. W przypadku tej pierwszej pojawia się choćby konieczność utrzymania temperatury w magazynie na określonym poziomie. Wyzwaniami charakterystycznymi dla branży budowlanej są z kolei masa i wymiary ładunków.

Outsourcing logistyczny ma też pewne wady, które trzeba uwzględnić na etapie oceny opłacalności skorzystania z tego modelu – są to:

Ryzyko wyboru niewłaściwego operatora logistycznego. Niewłaściwego, czyli takiego, który nie będzie posiadał wystarczającego doświadczenia czy nie będzie odpowiednio elastyczny, aby sprostać zmieniającym się oczekiwaniom klienta.
Utrata kontroli nad procesami. Skorzystanie z outsourcingu logistycznego wiąże się z brakiem wpływu na proces magazynowania. Nie oznacza to jednak, że trzeba w pełni zaufać kompetencjom partnera biznesowego – przykładem środka kontroli są cykliczne audyty.
Potencjalne obniżenie jakości obsługi zamówień i obsługi posprzedażowej. Takie ryzyko może się pojawić, gdy operator logistyczny dąży do standaryzacji usług i nie uwzględnia specyficznych oczekiwań swoich klientów.

Outsourcing jako element strategii logistycznej

Każde rozwiązanie, również outsourcing logistyki magazynowej, ma swoje ograniczenia. Jednak niekiedy outsourcing magazynowania może być wartościowym wsparciem dla prowadzonej działalności – przedsiębiorca może zyskać więcej czasu i zasobów na rozwijanie sprzedaży lub ograniczyć wydatki ponoszone na operacje magazynowe. W każdym przypadku to, jak outsourcing wpisuje się w strategię logistyczną firmy, trzeba jednak rozpatrywać indywidualnie – ważna jest branża, w jakiej działa firma oraz jej model biznesowy, cele i aktualne potrzeby.